En un centro de radiología el efectivo se descuadra más fácil que en otros negocios: un paciente paga varios estudios en un solo ticket, combina efectivo con tarjeta, deja un anticipo, alguien cancela un estudio a media tarde y la recepción saca dinero para el garrafón. Al final del turno, el corte no cuadra y nadie sabe por qué. Esta guía es para el dueño o el administrador que quiere cerrar la caja en diez minutos y sin faltantes.
1. Qué tiene que cuadrar
El corte de caja compara el efectivo que debería haber con el que hay. La cuenta es la misma en cualquier centro:
| Concepto | Suma o resta |
|---|---|
| Fondo con el que abrió la caja | + |
| Ventas cobradas en efectivo | + |
| Entradas de efectivo (por ejemplo, reponer cambio) | + |
| Salidas de efectivo (gastos, retiros) | − |
| Cancelaciones devueltas en efectivo | − |
| Efectivo esperado | = |
Tarjeta y transferencia no se cuentan en el cajón: se concilian aparte, contra el cierre de la terminal y el estado de cuenta. Mezclarlas en el mismo conteo es la forma más rápida de no encontrar nunca la diferencia.
2. El cierre del turno, paso a paso
- Contar antes de ver el esperado. Quien entrega la caja cuenta billetes y monedas por denominación sin saber cuánto «debería» haber. Así el conteo no se acomoda al número.
- Comparar y anotar la diferencia, aunque sea de diez pesos, con el motivo si se conoce.
- Dejar el fondo para el siguiente turno y retirar el excedente en sobre o depósito, con el monto escrito.
- Firmar quién entrega y quién recibe. Cada turno con su responsable; dos personas en la misma caja hacen imposible saber de quién es un faltante.
- Guardar los comprobantes de cada salida de efectivo junto con el corte.
3. De dónde salen los faltantes
- Cancelaciones sin autorización: se cancela un estudio cobrado y el dinero sale del cajón sin que nadie más lo vea.
- Salidas «para el gasto» sin comprobante ni registro.
- Cambio mal dado en pagos combinados (parte efectivo, parte tarjeta).
- Descuentos de palabra que no están en ninguna lista.
- Ventas cobradas y no registradas, sobre todo en horas de mucha gente.
- Un fondo que nadie repone y que se va comiendo de un día a otro.
- Varias personas en la misma caja durante el mismo turno.
4. Reglas que los evitan
- Una caja por persona y turno, con apertura y corte a su nombre.
- Un monto a partir del cual se pide autorización para cancelar o sacar efectivo. Abajo de ese monto el mostrador no se detiene; arriba, decide un supervisor, aunque no esté en la sucursal.
- Descuentos solo de una lista autorizada, con su vigencia.
- Conteo obligatorio en cada corte: sin conteo no hay corte.
- El faltante no se absorbe: queda pendiente hasta que alguien con autoridad lo revisa y decide.
- Si nadie cierra la caja, que se cierre sola al final del día, para no mezclar dos días en un corte.
- Revisar todos los cortes cada día, no al final del mes. Con varias sucursales, en una sola vista.
5. Con varias sucursales
Cuando el dueño no está en el mostrador, el corte es su principal herramienta de control. Lo que funciona: ver los cortes de todas las sucursales en una pantalla, con su diferencia; recibir un aviso cuando un corte no cuadra; y autorizar desde el teléfono las cancelaciones y salidas que pasan del monto fijado, en lugar de dejar que el mostrador decida solo.
Cómo lo resuelve CRAD
CRAD lleva la caja de cada sucursal de la apertura al corte:
- Apertura con fondo propuesto, entradas y salidas registradas; una salida nunca deja la caja en negativo.
- Corte con conteo obligatorio y la diferencia registrada; si nadie cierra la caja, corte automático.
- Cancelaciones y salidas de efectivo arriba del monto que fijes piden usuario y contraseña de un administrador, en el mostrador o a distancia.
- Los faltantes quedan pendientes hasta que un administrador los revisa; un corte con diferencia avisa en la campana.
- Descuentos solo de la lista autorizada y, si la red falla al cobrar, la venta no se duplica.
Si tu centro hace el corte en una libreta o en Excel, mira cómo funciona CRAD en un centro de imagen o revisa los precios.
Esto es una orientación general sobre control de efectivo, no asesoría contable ni fiscal. Confirma con tu contador cómo registrar faltantes y retiros.